El proceso de toma de decisiones consta de varios pasos o etapas que son:
• Definición e identificación de los problemas a resolver u oportunidades a aprovechar. • Diagnóstico y análisis de las causas. • Determinación de las alternativas posibles. • Análisis y evaluación de las alternativas encontradas. • Selección de la mejor alternativa. • Implementación y ejecución de las acciones a tomar. • Seguimiento y control del proceso.
Definición e identificación de los problemas a resolver u oportunidades a aprovechar
Este paso inicial es sumamente importante, ya que si no definimos e identificamos el problema a resolver, o la oportunidad a aprovechar, estaríamos trabajando sobre una base errónea y todas las acciones posteriores se distorsionarán, no permitiendo alcanzar los resultados necesarios. Es fundamental no confundir el problema en sí con los síntomas que éste ocasiona, cuestión esta que ocurre con frecuencia.
Otro aspecto es la descomposición del problema en elementos ya que en la mayoría de los casos éste es complejo.
Diagnóstico y análisis de las causas
Identificado y definido el problema se impone la ejecución de un diagnóstico efectivo que permita poder realizar un análisis adecuado de las causas que lo provocan, para determinar los objetivos que se deben perseguir con la decisión, los que deben permitirnos alcanzar una solución satisfactoria.
Determinación de las alternativas posibles
No debe limitarse la determinación de alternativas, mientras más se hallen, más posibilidades de encontrar la adecuada, expresamos esto ya que en no pocas ocasiones cuando se encuentran una o dos alternativas (a veces hasta una) la tendencia es a detener la búsqueda de las mismas, decimos esto ya que como veremos posteriormente encontramos incluso alternativas que pudieran dar solución a lo que necesitamos pero por determinadas razones no es factible su aplicación.
Análisis y evaluación de las alternativas encontradas
El grupo de alternativas encontradas debe someterse a un análisis y evaluación rigurosas ya que no todas las encontradas reúnen los requisitos para aplicarlas con la efectividad necesaria.
Para su análisis y evaluación debemos ver si existen posibilidades para su aplicación en cuanto a tiempo, recursos disponibles, posibilidades financieras, personal para llevarla a vía de hecho, si cumple con los objetivos propuestos, que riesgos o consecuencias pudiera traernos para las distintas áreas de la organización o para ella integralmente.
Selección de la mejor alternativa
Con todos los elementos aportados con anterioridad, así como otros en función de la organización que se trate, debemos seleccionar la alternativa que cumpla con más integralidad los objetivos propuestos.
Aspectos que deben tenerse en cuenta para ello son: si la solución que permite es parcial o total, nivel de riesgos, flexibilidad ante los cambios, nivel de certidumbre en la solución, relación costo- beneficio y otras en función de la situación.
Implementación y ejecución de las acciones a tomar
Seleccionada la alternativa a utilizar se impone la elaboración de un plan que recoja todos los aspectos fundamentales para la solución del problema o el aprovechamiento de la oportunidad. Este plan debe contener las acciones necesarias correctamente programadas, el costo del mismo, definición de las personas que deben cumplirlo y período de ejecución.
Seguimiento y control del proceso.
No basta con la confección del plan y la buena voluntad de los realizadores y ejecutores, debemos darle un seguimiento y control adecuados al proceso no sólo para verificar su correcta ejecución y la disposición y estado de ánimo de los ejecutores, sino para realizar las correcciones en los casos necesarios.
En el proceso de toma de decisiones existen dos elementos de gran importancia sobre los cuales es preciso tomar gran atención, estos son: la calidad de la toma de decisiones y la aceptación de la decisión por parte de quienes deben ejecutar las acciones.
Existen diversos criterios sobre cuál de las dos debe primar, existiendo un grupo no despreciable que consideran debe primar la calidad.
A juicio de este autor ambos aspectos son trascendentales y de mucha importancia, por lo que debe brindársele una atención priorizada a los dos, ya que el desarrollo eficaz de una decisión depende en gran medida de la aceptación de las personas que deben ejecutarlas, no sólo de la calidad de la misma, no obstante si bajo determinadas situaciones especiales es imprescindible jerarquizar uno sobre el otro, esto debe realizarse sin dejar de darle la atención adecuada a cada uno de los aspectos mencionados.
Fuente: www.gestiopolis.com